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Los mejores tips que debes saber para organizar un evento

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En este post conocerás los entresijos para poder montar un evento propio. Ideas, planificación, equipo, estrategia de marketing y otros consejos que te ayudarán muchísimo.

 Consejos para empezar a organizar un evento

Primero, quiero confesarte que existen muchos tipos de organización de eventos. Pero te voy a explicar, cómo organizarlo paso a paso.  Atención, porque puedes: hacer eventos internos de empresas, organizar eventos para clientes, organizar eventos para proveedores, organizar un evento de moda, organizar un evento deportivo, organizar un evento musical… pero es ahí dónde conoces, intercambias, compartes, aprendes y creces junto a otros profesionales.

Piensa en algo distinto

Siéntate, coge una libreta y responde a las preguntas: ¿Qué quieres ofrecer? ¿A quién quieres llegar? ¿Hay alguna empresa que haga algo parecido? ¿Cuándo y dónde lo quieres hacer? ¿Cómo lo quieres hacer? ¿Cuál es el objetivo?

Lo primero es pensar las bases para tu evento, qué va a significar y el valor diferencial que quieres darle. La elección del momento y la forma será muy importante para llegar al público objetivo.

Te dejamos un claro ejemplo de organización de evento, que en su momento fue diferencial y que está triunfando: Palo Market Fest.

Así que primero haz una reflexión genérica y ten muy claro las respuestas a estas preguntas.

Rodéate de un buen equipo

Piensa en las personas que van a configurar tu equipo. Llevar a cabo un evento significa muchas tareas, así que es importante saber delegar y saber trabajar en equipo.

Busca personas que sepan del tema, rodéate de profesionales y llévate siempre cosas buenas y positivas. Hay que pactar con personas, con marcas, con proveedores, partners… así que busca gente con capacidad de trabajar con personas.

Esta es una imagen de parte del equipo de En Ruta Foodtrucks, nuestro proyecto de agencia, en la que organizamos eventos de gastronomia.
Esta es una imagen de parte del equipo de En Ruta Foodtrucks, nuestro proyecto de agencia, en la que organizamos eventos de gastronomia.

Presupuesto y planificación

¿Qué recursos tienes para organizar tu evento? ¿De qué presupuesto dispones? Saber cuanto puedes gastar, cuanto invertir o cuanto podrás conseguir de los patrocinadores hará que tu planificación cambie. Así que calcula el presupuesto y a partir de aquí planifica.

Planifica según objetivos. Crea una lista que vaya de los gastos más importantes (ya sean actividades, ponentes…) a menos importantes, así solamente deberás ir tachando y descubrirás hasta dónde puedes llegar.  Planificar y organizar es una parte muy importante para que el evento salga bien.

Busca un plan B

Muchas veces organizamos un evento y no nos acordamos qué podría pasar si falla algo. Por ejemplo: si un ponente falla, si alguien no puede llegar, si es al exterior y ese día llueve… así que haz una lista de posibles cosas que podrían suceder y busca siempre planes B. La capacidad de reacción debe ser rápida para que el evento siga funcionando.

Un ejemplo que puedo contarte es cuando organizamos un evento con conciertos nocturnos para una fiesta mayor. Pues era en un recinto exterior en el que sólo estaba cubierto el escenario. Una semana antes daban lluvia para esos días, así que nos tocó correr la última semana para montar una carpa para poder salvar todo.

Así que en la medida de lo posible te recomiendo que tengas pensado y atados todos los planes B que puedas.

Evento de En Ruta Foodtrucks en Poble Espanyol de Barcelona

Planifica tus acciones de marketing

La estrategia de marketing va a ser uno de los puntos fuertes para dar a conocer tu evento. Así que cuando tengas tu publico definido, crea el plan. Aquí te dejamos unos consejos de Vilma Núñez. Aún así, más allá de las redes sociales, existe un marketing online que te ayudará a llegar a más gente. No dudes que todo lo que llega a través de internet impacta al usuario.

Estos son unos tips para dar inicio a un evento que tengas en la cabeza y te apetezca arrancar. Y recuerda…. cuando lo termines haz la valoración necesaria.

¡No dudes y empieza aquello que te propongas!   

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